Tips Membuat Key Performance Indicators (KPI)

KPI sering sekali disebut-sebut sebagai salah satu landasan suatu perusahaan dapat berjalan on the track (tentu saja toward the progressive track). Dalam bahasa Indonesia, KPI biasanya disamakan sebagai target kinerja, baik itu target perusahaan, unit kerja, maupun target individu. KPI membantu perusahaan mendefinisikan dan mengukur kemajuan (progress) secara Scientific, Measureable, Achievable, Reliable, dan Time bound (SMART).

 

SCIENTIFIC

 

Berarti, KPI harus bersifat khusus, unik dalam merefleksikan tujuan-tujuan perusahaan. Jadi satu perusahaan ada kemungkinan punya KPI organisasi yang berbeda dengan perusahaan lainnya.

Setelah punya KPI perusahaan, KPI-KPI tersebut di-generate atau di-cascade ke bawah, sehingga muncullah KPI-KPI unit kerja. Dan hasil generate KPI unit kerja diterjemahkan ke KPI masing-masing individu yang ada di dalam unit kerja yang bersangkutan.

 

Contohnya :

Sebuah perusahaan ritel fashion, memiliki KPI organisasi : Meningkatkan Kepuasan Pelanggan.

KPI ini digenerate ke KPI departemen produksi sebagai : Mengurangi jumlah unit yang di-reject oleh inspeksi kualitas. Beda dengan KPI departemen pelayanan : Mengurangi jumlah komplain pelanggan.  

Kemudian, KPI departemen dispread out ke KPI masing-masing individu guna menunjang KPI departemen mereka. Contohnya, KPI departemen pelayanan (Mengurangi jumlah komplain pelanggan) di-spread ke KPI individu, contohnya : Mengangkat telepon pelanggan sebelum dering ke-3 (untuk KPI si call center), Memberikan jawaban yang lengkap, jelas, dan memuaskan kepada pelanggan kurang dari 5 menit (untuk KPI sales promotion).

 

 

MEASUREABLE

Indikator suatu kinerja tidak akan berjalan secara objektif bila tidak dapat diukur tingkat keberhasilannya. KPI harus memiliki value (nilai), misalnya :

  1. Jumlah produksi, dalam ton / unit / persentase, dll
  2. Rata-rata komplain pelanggan, dalam jumlah komplain / persentase kerugian akibat komplain, dll
  3. Jumlah kecelakaan kerja, dalam jumlah kecelakaan.

 

Measurable juga harus menunjukkan indikasi tingkat keberhasilan, apakah sangat bagus, bagus, kurang, atau tidak bagus.

 

 

ACHIEVEABLE

 

Ini faktor yang paling penting dalam mengidentifikasi efektivitas KPI. Bahwa target-target yang dituliskan bisa dicapai oleh masing-masing individu dalam perusahaan tersebut. Bisa dicapai, tidak perlu terlalu banyak, realistis sehingga tidak terlalu rendah (yang mengakibatkan kurang motivasi dan menganggap remeh suatu KPI), namun juga tidak terlalu tinggi (yang membuat orang-orang yang di dalamnya jadi hopeless alias patah arang, karena tidak mungkin tercapai).

 

Sebaiknya membuat KPI yang bertahap per tahunnya, misalnya pada tahun 2008, peningkatan penjualan sebesar 15%. Tahun 2009, sebesar 27%, dan seterusnya. Tidak perlu langsung 50%, misalnya. Asalkan achieveable, realistis, sekaligus dapat memotivasi karyawan. Hal lain yang perlu dipertimbangkan dalam membuat KPI yang achieveable adalah menyesuaikan dengan keadaan / situasi yang ada (misalnya untuk perusahaan ritel alat tulis, target penjualan dapat dipatok lebih besar pada musim liburan sekolah).

 

Dengan demikian, pada pembuatan KPI, seluruh level dan unit kerja di dalam perusahaan perlu dilibatkan.  

 

 

RELIABLE

 

Dapat diandalkan. Artinya, KPI yang dibuat haruslah esensial bagi perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuannya. KPI dapat memberikan gambaran pada setiap karyawan terhadap apa yang penting dan apa yang harus dilakukan agar dapat mencapai tujuan-tujuan yang diharapkan, serta dapat digunakan untuk me-menage orang, sistem, tools, dll.

 

 

TIME BOUND

 

Aspek lain yang tidak kalah pentingnya adalah menetapkan perhitungan target waktu yang dapat menjadi acuan kinerja. Satuan waktu yang dapat digunakan bisa per hari / jam / bulan atau per tanggal (misalnya deadline pembuatan laporan keuangan harus dikumpulkan per tanggal 1 setiap bulannya).

About these ads

14 thoughts on “Tips Membuat Key Performance Indicators (KPI)

  1. Ass mbak virgi,
    kalau penjelasan tentang SMART seperti itu mungkinkah S yg pertama itu Specific, bukan scientific?

    Terus mau nanya mbak, tahapan2 membuat KPI itu seperti apa? berapa lama prosesnya sampai siap di-running?

    terima kasih sebelumnya.

  2. @zein : iya betul, saya salah tulis :) trims koreksinya. tahapan membuat KPI secara umum sdh saya jelaskan di atas, tahap awal adalah membuat KPI organisasi/perusahaan, yg dibreak down menjadi KPI unit kerja/divisi/dept lalu diturunkan lagi menjadi KPI individu, dengan karakteristik spt yang di atas. Prosesnya sih ga begitu lama, tergantung kesiapan datanya. Kalau di tempat saya kerja, ada unit kerja tersendiri yang menghandle KPI agar lbh fokus dan in line dengan strategi perusahaan baik strategi tahunan maupun jangka panjang.

  3. Bu Virgi…., tolong sharing tentang tahapan membuat KPI doung…, selain itu juga ada gak tips u/ meningkatkan productivity ?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s